Skal du have…

indhentet, oversat og legaliseret en virksomhedsrapport fra Erhvervsstyrelsen?

Læs dette indlæg, og bliv samtidig klogere på forskellen mellem en almindelig pdf, en digitalt signeret pdf og en fysisk papirversion med segl, samt på forskellen mellem legalisering af en oversættelse og af et originaldokument.

Gentagelse fremmer forståelsen

I vores øjne er denne slags indlæg altid relevante, fordi det besvarer nogle af de spørgsmål, som vi ofte hjælper vores kunder med at blive klogere på.
Et eksempel på et spørgsmål, som vores kunder altid er i tvivl om, er, hvordan det kan være, at én apostille ikke er nok, hvis den udenlandske modtager kræver, at både det originale dokument og oversættelsen legaliseres. Og svaret på dette er ganske enkelt, at der skal en apostille på hver underskrift, der skal legaliseres (originaldokumentets underskrift og i dette tilfælde også translatørens underskrift).

Reglen er altså: én apostille per underskrift.

Endelig synes vi, at det er relevant at behandle emnet legalisering igen, da der er kommet nye procedurer for indhentning af virksomhedsrapporter fra Erhvervsstyrelsen (tidligere kaldet tegningsudskrift, selskabsudskrift eller sammenskrevet resumé), der netop er et af de dokumenter, vores kunder ofte har brug for at få oversat og legaliseret.

Den nye måde at indhente virksomhedsrapporter på

Til forskel fra tidligere har du i dag mulighed for at gå ind på virk.dk og downloade en virksomhedsrapport fra Erhvervsstyrelsen, hvor det kun er de sektioner, der er aktuelle for netop dig, der medtages i udskriften. Nu findes der nemlig en ’fold-ud-funktion’, der betyder, du kan selv kan/skal vælge, hvilke oplysninger/sektioner du vil have med i din virksomhedsrapport. Dette har den fordel, at hvis din modtager i udlandet ikke har brug for alle eksisterende virksomhedsoplysninger, så kan du faktisk sammensætte en relativt kort rapport – og mindre tekst betyder jo lavere omkostninger til oversættelse. Dermed er hele proceduren blevet noget mere fleksibel – både hvad angår indhold og pris.
På virk.dk er der en overskuelig gennemgang af, hvordan man sammensætter og indhenter en virksomhedsrapport. Det er ret enkelt, og du finder vejledningen lige her.

Når du så har sammensat din virksomhedsrapport, som du vil have den, skal du huske at vælge, om du vil modtage virksomhedsrapporten som

• simpel pdf (downloades med det samme)
• pdf med digital signatur (modtages på mail eller i e-Boks)
• papirudskrift med fysisk/våd underskrift og segl (modtages med post eller afhentes direkte hos Erhvervsstyrelsen)

Vi anbefaler, at du vælger enten en virksomhedsrapport med digital signatur eller med fysisk/våd underskrift, da originaldokumentet (i dette tilfælde virksomhedsrapporten) kun kan legaliseres med apostille, hvis det er påført en gyldig underskrift, og det finder du ikke på en simpel pdf-version. Hvis der ikke er krav om legalisering af originaldokumentet, kan du vælge frit mellem de tre muligheder, hvis modtageren af dokumentet ikke stiller nogen yderligere formkrav.

Legalisering af oversættelse og originaldokument – det er to forskellige ting

Når du så har fået en bekræftet oversættelse af din virksomhedsrapport – hvilket vi med glæde hjælper med hos Alpha-Lingua – så vil mange udenlandske myndigheder både kræve, at du får legaliseret:
1. Selve oversættelsen, idet dette er myndighedernes garanti for, at oversættelsen er udført af en anerkendt/kvalificeret translatør.
2. Originaldokumentet, idet dette er deres garanti for, at dokumentet er ægte og juridisk gyldigt.

I det første tilfælde, dvs. legalisering at oversættelsen, skal du være opmærksom på, at dette efter ny lovgivning kræver en to-trins-legalisering, hvor translatørens underskrift først legaliseres af Dansk Erhverv eller en notar, og så derefter får en apostille fra Udenrigsministeriet.
I det andet tilfælde, dvs. legalisering af originaldokumentet, er det selve underskriften fra den pågældende offentlige medarbejder, der har udstedt og underskrevet dokumentet (hér virksomhedsrapporten), som legaliseres. Underskrifter fra danske, offentlige myndigheder kan legaliseres direkte ved indhentning af apostille.
Og eftersom der skal én apostille/legalisering pr. underskrift, så afhænger dine samlede udgifter til legaliseringen af, hvor mange forskellige oversættelser og originaldokumenter – eller rettere sagt underskrifter – der skal legaliseres.

Derfor skal du altid henvende dig til modtager for at få at vide, hvad de forventer at modtage.

Vil du læse mere om regler for legalisering af oversatte dokumenter, så har Udenrigsministeriet lavet en kort beskrivelse herfor, som du finder her.

Nye legaliseringsydelser hos Alpha-Lingua

Vi går ikke kun op i at besvare dine spørgsmål, vi går også op i at gøre det overskueligt for dig at være kunde hos os.
Derfor har vi udarbejdet nye legaliseringsvejledninger og -pakker for de forskellige sprog/lande, vi tilbyder oversættelser i, som du kan få tilsendt. Du skal blot skrive til os:
info@alpha-lingua.dk

Skrevet af: Caroline Qvist Abel